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个人数据保护

Data Protection Heading
由 Samuel S. K. 撰写于 2024年9月12日
作者的观点完全是个人观点，可能并不总是反映 Putranto Alliance 的观点。

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介绍

个人数据保护在某些商业领域至关重要且是强制性的。在欧洲，这一问题由《欧洲议会和理事会第2016/679号条例（GDPR）》规定，而在印度尼西亚，则由《2022年第27号法案（PDP法）》进行监管。个人数据保护服务通过数据隐私评估、合规咨询和风险管理策略，确保遵守这些法规，帮助组织满足数据隐私标准，增强安全性，并获得竞争优势。

定义

个人数据保护包括在整个处理周期中采取的所有措施，以确保个人数据主体的宪法权利。这些服务使组织能够识别、评估并减轻与数据处理和处理相关的风险，从而增强整体安全系统。

这些服务确保遵守相关的数据保护法律和标准，如《2022年第27号法案个人数据保护法》（PDP法）以及ISO 27701隐私信息管理系统（PIMS）。

基本要素

  1. 个人数据/个人身份信息（PII）：
    个人数据/个人身份信息（PII）是指关于某个个体的信息，该信息可单独或与其他信息结合，通过电子或非电子系统直接或间接地识别该个体。
  2. 个人数据主体
    个人数据主体是指与个人数据相关的个体。
  3. 个人数据控制者
    个人数据控制者是指任何个人、公共机构或国际组织，它独立或合作地决定个人数据处理的目的并控制个人数据的处理过程。
  4. 个人数据处理者
    个人数据处理者是指任何个人、公共机构或国际组织，它独立或合作地代表个人数据控制者处理个人数据。
  5. 数据保护官（DPO）
    数据保护官（DPO）是由个人数据控制者和个人数据处理者任命的人员，负责以下情况下的个人数据保护工作：
    1. 为公共服务目的处理个人数据。
    2. 个人数据控制者的核心活动涉及对大量个人数据的定期和系统化监控。
    3. 个人数据控制者的核心活动包括大规模处理特定性质的个人数据和/或与刑事犯罪相关的个人数据。

角色与责任

个人数据控制者的责任包括：
  1. 数据收集与处理：
    根据数据主体的同意，决定收集哪些数据、收集方法及处理目的。
  2. 合规性：
    确保数据处理活动符合适用的数据保护法律和规定。
  3. 数据主体权利：
    促进数据主体的权利，如访问、更新或更正以及数据删除。
  4. 安全措施：
    实施适当的技术和组织措施，保护个人身份信息（PII）免受未经授权的访问、丢失或损坏。
  5. 数据泄露响应：
    建立数据泄露响应程序，包括通知受影响的个体和相关当局。
个人数据处理者的责任包括：
  1. 处理指令：
    仅根据个人数据控制者提供的指令处理个人数据。
  2. 安全措施：
    在处理过程中实施适当的安全措施以保护个人数据。
  3. 子处理：
    在与子处理者合作处理个人数据之前，必须获得个人数据控制者的事先授权。
  4. 数据泄露通知：
    在发生涉及个人数据的泄露事件时，及时通知个人数据控制者。
  5. 记录保存：
    保持处理活动的记录，以证明遵守数据保护义务。

参与个人数据保护服务的最佳时机

  1. 在实施新技术之前：
    确保在采纳新技术或系统之前，隐私保护已被集成。
  2. 在组织变动期间：
    在并购、收购或重组过程中重新评估数据保护，以应对新的风险。
  3. 响应监管变化和合规要求时：
    确保公司符合最新的个人数据保护法律和规定。
  4. 发生安全事件后：
    在发生安全事件后，聘请专家识别漏洞并防止未来的泄露事件。
  5. 风险管理过程：
    定期参与数据隐私服务有助于维持一个强大的数据保护框架，抵御不断变化的威胁。

使用专业个人数据保护服务的好处

  1. 增强安全性：
    加强公司对抗数据泄露和未经授权访问的防御。
  2. 专业化专长：
    提供与行业标准和法律要求相符的定制解决方案。
  3. 风险最小化：
    促进个人数据威胁的快速检测和解决。
  4. 更好的合规性：
    确保与所有适用的法律和规定保持一致。

如何为个人数据保护合规做好准备

规划

  1. 引言：
    准备培训材料，并提高高层管理人员及全体员工的意识。
  2. 初步评估：
    审查当前的数据隐私实践，定义组织的角色，建议任命数据保护官（DPO），识别相关数据和处理活动记录（ROPA）。

评估与实施

  1. 风险分析：
    识别数据处理和存储的风险，重点关注数据类型、存储、访问控制和改进措施。
  2. 战略制定：
    制定与法规相符的战略，详细说明行动和时间表，包括政策程序和ROPA。
  3. 员工培训：
    教育员工了解在维护数据隐私方面的责任。

实施

  1. 执行战略：
    通过实施数据保护政策、程序和技术来执行战略。

实施后

  1. 监控与报告：
    定期监控当前的实践，并将任何发生的事件报告给数据保护官（DPO）及相关当局。
  2. 评审：
    评估当前措施的有效性，并进行必要的调整。

使用专业服务的好处

利用虚拟商业地址服务为企业带来诸多好处，提升运营和效率。以下是一些关键优势：

  1. 无缝设置：
    专业服务处理所有必要的文书工作和法律要求，确保虚拟办公室的设置过程顺利且无忧。
  2. 节省时间：
    通过将设置过程外包给专业人员，企业可以节省宝贵时间，专注于核心业务运营，而专家则处理建立虚拟办公室的复杂事务。
  3. 专家指导：
    虚拟办公室服务的专业人士提供量身定制的建议，帮助您选择最适合企业需求的最佳位置和服务套餐，帮助您做出明智决策。
  4. 合规保证：
    这些服务确保满足所有法律和监管要求，减少因不合规而导致的罚款或运营中断的风险。
  5. 设施支持：
    专业服务通常包括支持设施，如邮件、电话服务和会议室预订。

我们如何提供帮助

  1. 数据隐私评估：
    进行评估，识别数据隐私实践中的潜在漏洞和改进领域。

  2. 风险管理策略：
    制定并实施量身定制的风险管理策略，以应对潜在的数据隐私威胁。

  3. 个人数据管理系统：
    制定并实施定制的内部系统，用于管理个人数据保护并应对相关事件。

  4. 审计准备：
    协助个人数据保护审计，确保所有必要的文件、政策和程序到位，确保合规。

  5. 培训和意识提升项目：
    提供定制的培训课程和资源，培训员工了解数据隐私最佳实践及其在维护个人数据保护方面的角色和责任。

常见问题

建议至少每年进行一次数据隐私评估，或者在组织内发生重大变化时，如采用新技术、进行并购或响应监管更新时进行评估。

不遵守数据保护法律可能导致罚款、刑事指控和监禁。

公司可能会对董事、委员会成员、控制人、指挥人、实益所有人或公司本身处以罚款，罚款金额最高可达最大罚款金额的十倍，还可能面临资产没收、业务暂停、运营限制、关停、赔偿、吊销许可证或解散等处罚。

个人可能会面临高达60亿印尼盾的罚款和/或最高6年的监禁。

这些服务通过简化数据隐私流程和实施最佳实践，减少了管理数据的复杂性和成本。这使得您的组织能够更有效地分配资源，专注于核心业务活动。

选择提供商时，应考虑其在数据隐私法规方面的专业知识、与类似组织的经验、提供的服务范围以及提供符合您需求的定制解决方案的能力。

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putranto@putranto-alliance.com

Jl. Denpasar Raya Blok C4/24
Kompleks Menteri, Kuningan
Jakarta Selatan, 12950, Indonesia

+(62) 21-520-4989

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